人力资源内部控制设计实务

　　对于人力资源内部控制设计的概念，业内还没有统一的定义。中天恒3C框架认为，人力资源内部控制设计，是在遵循国家和企业组织架构相关法规制度的基础上，以国家监管部门制定的内部控制规范及其应用指引为依据，结合企业的人力资源实际情况，用系统控制的技术和方法，构建企业自身人力资源内部控制体系的一个动态连续不断的过程。简单说，人力资源内部控制设计，是人力资源内部控制建设的首要环节，是构建人力资源内部控制体系的全过程。

　　根据《企业内部控制应用指引第3号——人力资源》(以下简称《三号应用指引》)的界定，人力资源包括董事、监事、高级管理人员和全体员工。《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)明确要求，企业人力资源政策应当包括下列内容：员工的聘用、培训、辞退与辞职;员工的薪酬、考核、晋升与奖惩;关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度;掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定;有关人力资源管理的其他政策。
 

　　笔者认为，企业应当制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策，应当将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准，切实加强员工培训和继续教育，不断提升员工素质。

　　描述现状

　　人力资源内部控制设计是复杂的系统工程，基本流程包括设计准备、设计实施、试行及完善等。中天恒3C框架认为，描述现状、风险评估、设计控制是内部控制设计的三个关键方面，同样适应人力资源内部控制设计。

　　事实上，人力资源内部控制包括收集资料和了解情况、现状流程描述、进行风险评估、寻找控制点，确定控制措施、明确控制责任、完善控制证据、编制内部控制文档、设计内部控制手册、制度优化等等一整套内部控制设计流程。

　　笔者认为，在基本流程的基础上，还要有多层次具体流程，每个具体流程中需明确工作内容、方法、步骤以及相应的表单等，要突出人力资源内部控制设计的特色。

　　企业构建与实施人力资源内部控制，要在认真学习领会国家法律法规的基础上，对企业内部人力资源的现状进行仔细梳理，了解人力资源的现状。梳理人力资源现状的工作涉及方方面面，主要包括：
 

　　1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，是梳理人力资源方面的内部管理制度或相关文件，重点关注企业有无人力资源方面的相关制度，如有是否完善、是否执行;有无具体可控的操作文件或表单等等。

　　2、梳理描述现状业务流程。企业人力资源现行的业务流程到底怎么样，包括哪些环节，是否能有效控制人力资源风险，并要将人力资源方面的现状业务流程用图表的形式描绘出来。

　　3、确定业务流程目录。根据企业人力资源的实际情况，确定人力资源的业务流程目录。这可为企业构建与实施人力资源内部控制界定边界。企业不同，人力资源的业务流程目录肯定也不一样。不管怎么不一样，人力资源业务流程可简单分为人力资源的引进与开发和使用与退出两个主要阶段。

　　本阶段的工作成果是形成《人力资源内部管理制度或相关文件情况表》、《人力资源流程目录》、《人力资源业务流程图/表》等。
　

　风险评估

　　人力资源风险评估的基本程序包括五方面的内容：识别人力资源风险，并进行具体描述;分析人力资源风险，编制人力资源风险分析表;评价人力资源风险，编制人力资源风险评价表;确定人力资源风险应对策略;提出人力资源重大风险解决方案。在实践中，人力资源风险分析及评价是合在一起进行的。人力资源重大风险解决方案要看企业是否需要，一般在人力资源内部控制设计完成后单独进行。
 

　　本阶段的工作成果是形成《人力资源风险及其描述表》、《人力资源整体层面风险清单》、《人力资源风险分析表》、《人力资源风险评价表》、《人力资源风险应对策略表》、《人力资源风险解决方案》等。

　　1、识别并描述风险。评估人力资源风险，首先要把人力资源具体风险识别出来，然后整理出整体层面的风险。人力资源具体风险是多种多样的，因企业的不同而不同。关于人力资源风险，按照《三号应用指引》的要求，在评估人力资源风险时，设计人员至少应当关注下列风险：人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全，可能导致企业发展战略难以实现;人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善，可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露;人力资源退出机制不当，可能导致法律诉讼或企业声誉受损。

　　《三号应用指引》第三条描述了企业人力资源管理至少应当关注的风险，可从两个方面来理解：首先，《三号应用指引》描述的人力资源管理中应当关注的风险是主要风险，但应该是具有提示性质的;

　　其次，《三号应用指引》描述的人力资源管理风险包括三个方面：人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全，可能导致企业发展战略难以实现;人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善，可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄密;人力资源退出机制不当，可能导致法律诉讼或企业声誉受损。笔者认为，在现行《劳动法》《劳动合同法》实施之后，企业面临的法律诉讼风险日益突出，但企业对这类风险的重视程度还很不够，风险意识还比较淡漠。

　　中天恒3C框架认为，人力资源风险是指企业人力资源管理过程中对企业目标实现影响的程度。如果人力资源管理不当，将会给企业人力资源管理带来隐患。因此，企业要强化风险意识，善于用风险管理的方法进行人力资源管理，提高运营效率。

　　中天恒认为，人力资源管理涉及员工招聘、定岗(轮岗)、培训、考核、晋升、薪酬、补偿、激励、问责、解聘(淘汰)等活动。人力资源管理风险应与上述活动相联系，进行具体识别各自的风险。

　　2、分析风险。人力资源管理风险分析的内容很多，一般应从成因和结果两个方面进行，并编制人力资源风险分析表。
 

　　3、评价风险。人力资源风险评价应从发生可能性和影响程度两个维度进行，根据评价结果进行风险排序、划分风险等级，并编制人力资源风险评价表。

　　4、选择风险应对策略。人力资源风险应对是根据风险评价的结果，针对不同等级风险选择人力资源风险应对策略的过程。不同等级的人力资源风险采取的应对策略也不一样，一般有规避、降低、转移、接受等策略。不论选择哪种策略，都需要编制《人力资源风险应对表》。
 

　　5、编制风险数据库或风险图谱。依据人力资源风险评估的结果编制人力资源层面的风险数据库或绘制风险图谱。人力资源层面数据库的基本要素包括业务流程、风险描述、风险分析、风险排序、应对策略、剩余风险等，也可以加上内部控制设计完成后控制措施、控制部门或岗位等等。

　　人力资源内部控制设计

　　设计人力资源内部控制，就是在评估人力资源风险的基础上，对人力资源内部控制进行设计的过程。这是人力资源内部控制设计的关键环节。人力资源内部控制设计基本程序包括：确定人力资源关键控制点;明确人力资源控制目标;提出人力资源控制措施;设计人力资源控制证据;完善人力资源相关制度;绘制人力资源控制流程图;编制人力资源控制矩阵等流程。

　　本阶段的工作成果是形成《人力资源控制控制要点及关键控制表》、《人力资源内部控制目标表》、《人力资源内部控制措施表》、《人力资源控制证据表》、《人力资源制度完善建议表》、《人力资源控制流程图》、《人力资源控制矩阵》等。

　　1、设计关键控制点。企业在构建与实施人力资源内部控制过程中，要针对人力资源风险评估的结果，确定人力资源的一般控制点和关键控制点，并编制人力资源控制要点表。
 

　　2、设计控制目标。人力资源内部控制的目标就是要保证人力资源合法、安全、有效、可靠，从而有效控制人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全，可能导致企业发展战略难以实现;人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善，可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露;人力资源退出机制不当，可能导致法律诉讼或企业声誉受损等方面的风险。实际工作中，人力资源内部控制目标应根据识别出来的人力资源可能存在的具体风险来设计，不能固定化、模式化。

　　3、设计控制措施。企业在构建与实施人力资源内部控制过程中，要强化对人力资源控制点，尤其是关键控制点的风险控制，并采取相应的控制措施。人力资源控制措施要与人力资源相融合，嵌入到人力资源流程当中。人力资源总体方面的控制措施是重要的，但更主要的是要针对关键控制点采取具体的控制措施。

　　4、设计控制证据。为了人力资源制度能够有效实施，企业需要制定必要的表单，作为人力资源制度的附件，为人力资源实施与控制过程留下证据。人力资源相关文件资料很多，包括人力资源总体规划、人力资源计划、选聘人员记录、岗前培训记录、轮岗记录、人力资源计划执行情况评估报告等。

　　5、优化控制制度。企业需要建立一系列制度体系和机制保障，促进人力资源的作用得到有效发挥。人力资源控制制度不是独立建立一套新的制度，而是将内部控制思想嵌入到人力资源制度中去。人力资源制度应制定多少个、内容包括哪些，应因企业的不同而不同。

　　不论人力资源控制制度采取什么样的形式制定，企业都应认真学习领会《基本规范》、《三号应用指引》等法律法规的精神实质和原则要求，并以此为起点构建和实施人力资源内部控制。

　　6、绘制控制流程图。人力资源内部控制流程图大多是一般业务流程图，未标注人力资源风险点和控制点。中天恒3C框架主张，根据人力资源流程、风险点、控制点及其相关的控制措施，结合具体单位的实际情况来绘制人力资源控制流程图。特别要强调的是，应把人力资源内部控制流程和人力资源流程整合在一起，并在图上标示风险点和控制点。

　　7、编制控制矩阵。人力资源内部控制矩阵是对人力资源流程图中风险点、控制措施和控制证据等的详细说明与描述，是人力资源内部控制设计结果的集中体现，也是企业内部控制管理手册重要的组成部分。实际上是上述内部控制设计工作的综合汇总。