中天恒 - 三喜案例分析（1）

[案例介绍]

2007年9月15日至10月10日，三泰公司内部审计部派出审计小组对三泰维尼纶厂物资采购审计实施了现场审计。根据审计计划与工作方案，审计小组主要对以下项目进行了审计：

经过审计，审计人员编制了以下审计工作底稿：

三泰公司审计工作底稿

被审单位：三泰维尼纶厂底稿编号： 1-1

审计项目：物资采购内控制度审计编制人员：李兴隆

编制时间： 2007年9月25日复核人员：武战伟

事实陈述：物资采购内控制度的建立和执行情况近年来，三泰维尼纶厂逐步加强了对物资供应的管理，出台了物资采购的招投标、密封报价、计划管理、物资采购质量管理、账外物资管理及处理等一系列管理办法，对三泰维尼纶厂机构进行了改革，调整了不合理的机构，充实了物资采购供应队伍，清理了二三级库房，为提高三泰维尼纶厂物资供应管理水平、堵塞各种漏洞起到了重要作用。但是，经过我们此次调查，发现部分单位执行制度不严，部分管理制度不够科学、合理，个别制度不够健全，特别是三泰维尼纶厂实行“扁平化”、 “改制分流”等改革后，三泰维尼纶厂物资供应管理体系发生了许多变化，许多制度已不适应新体制的需要，必须针对不同情况建立健全各项管理制度，才能满足现代化管理的需要。
复核意见	结论明确武战伟
被审单位意见	符合实际情况三泰维尼纶厂

三泰公司审计工作底稿

被审单位：三泰维尼纶厂底稿编号： 1-2

审计项目：物资采购内控制度审计编制人员：李兴隆

编制时间： 2007年9月25日复核人员：武战伟

事实陈述：采购计划的编制及执行情况根据三泰公司2004]57号文及《三泰公司天水维尼纶厂物资计划管理办法》的规定，对该厂2007年物资需用计划申报和审核环节进行了抽样审核，发现存在以下问题： 1、物资需用计划申报基础工作不规范一是申报表格式执行不统一，由各业主单位自行编制申报表；二是申报表填写不完整，文件规定应填写项目名称或批准文号、物资分类高位码，但绝大部分未填写物资分类高位码，抽查7月物资需用计划申报表计187份，未填写项目名称或批准文号64 份，占34.22％；三是部分非生产性物资需用计划未提交相关主管部门审核。如计划编号为7179GC、169WX、8063J、8096WX、0407、7064WX等工程、专项维修和劳保用物资计划应分别由工程处、科技处和环安处审核而未审核。 2、物资需用计划审核不严根据文件规定非生产性物资需报相关主管部门审签后再交三泰维尼纶厂采购，三泰维尼纶厂对于属于非生产性物资而又未经相关部门审批或未在计划中列出文号的物资需用计划应退回申报部门重新申报，但三泰维尼纶厂对上述未经审签的物资需用计划未严格审核而受理了业主的申报计划。 3、采购计划变更不通知采购部门，造成采购物资无法使用经抽查，由于三雅医院设备改造，变更物资需用计划未向三泰维尼纶厂提出申请，三泰维尼纶厂于2007年5月向恢复生产的天源化工厂采购了l O吨次氯酸钠消毒剂，并支付货款1.4万元。截止审计日，三雅医院只领用消毒剂3.68吨，所剩6.32吨次氯酸钠无法使用，形成积压。 4、计划需用量、需用时间不够准确经抽查，2007年大修，各业主单位共上报需用计划5085项，实际执行4912项。大修结束后，三泰维尼纶厂对大修未领用物资进行了统计，共有269项物资未领用，占实际执行计划的5.48％。2007年9月，各业主单位对已领未用物资进行了清理退库，又退回大量物资，经抽查，仅锅炉车间就退回物资29万元，尚不含车间小库物资存放物资。主要原因是车间物资需用计划的需用量或需用时间不准确。
复核意见	结论明确武战伟
被审单位意见	符合实际情况三泰维尼纶厂

三泰公司审计工作底稿

被审单位：三泰维尼纶厂底稿编号： 1-3

审计项目：物资采购内控制度审计编制人员：李兴隆

编制时间： 2007年9月25日复核人员：武战伟

事实陈述：业主单位物资领用及使用情况 1、甲醇车间设置小库房，形成新的账外物资经审计人员抽查甲醇车间发现，该车间在车间内设置库房三间，存放已领未用的各类物资1290套(只)，其中：阀门、法兰151只；螺栓、垫片1041只；其他物资98件(套)。此外，部分钢材及新、旧阀门存放于露天。大量已领待耗物资，车间提供不出相关的物资进出账务记录。 2、个别二、三级库房仍未上交，长期存放，物资是否有用，无人鉴别处理经查发现，原电厂二、三级库房物资未全部收并物流公司统一管理，截止审计日，粉煤灰堆场库房存放原有物资若干，多年领用后形成，是否有用无人鉴定，也无人去清理、处理。该库房现由锅炉车间使用，且将一些已领待耗物资存放于内。 3、车间剩余材料寄存物流公司经抽查，乙炔、聚乙烯醇车间领用的钢材剩余部分未按规定办理退库手续，将其存放在物流公司钢材库，待需用时由车间材料员直接到库房领取，无任何领料凭证；物流公司对此部分物资未建账，只是估计总价值，并按此价值收取仓储费，且部分钢材露天堆放，有的钢板已锈蚀。乙炔车间剩余钢材为碳钢管和不锈钢管，共计447．9米，物流公司估价3万元；聚乙烯醇车间存放钢材估价5万元。
复核意见	结论明确武战伟
被审单位意见	符合实际情况三泰维尼纶厂

三泰公司审计工作底稿

被审单位：三泰维尼纶厂底稿编号： 1-4

审计项目：物资采购内控制度审计编制人员：李兴隆

编制时间： 2007年9月25日复核人员：武战伟

事实陈述：工程项目物资管理情况 1、项目物资剩余处理的内部管理制度不健全 PMD项目于2003年9月底完工，截至目前，仍有项目剩余物资1271.15万元。按厂部有关会议精神，工程剩余物资转入生产用物资，但由于项目早已完工，经办人员已走，采购及检验等相关资料难以找到，部分物资长时间存放在露天，锈蚀严重，造成损失浪费。资料不全，给物资移交进入ERP系统带来难度，业主单位无法正常理库和领用，只能暂凭领料单或打欠条领用，待以后物资正式转入ERP系统后再结算。2004年6月至8月共发出剩余物资96．5万元，其中通过三泰维尼纶厂核料理库领用31．39万元，其余为各二级单位自行到库房领取，很不规范。在对PMD项目物资的理库中，有部分是工程公司用于RMD项目，存在以大代小、以厚代薄，如管材、阀门、电缆等的代用，其价格大于按设计要求购买物资价格，且在理库代用中要发生一定的检测费，理库所发生的这部分费用由谁承担，目前未见相关规定。PMD项目剩余物资中阀门有207．6万元，是按中石化标准规定型号采购，现铁路罐区执行的是化工部标准，物料规格型号标准不一给理库造成一定的困难。 2、有关合同与管理规定相矛盾，造成项目物资采购管理的混乱三泰厂[2002]会纪字73号规定：“铁路工程所需的水泥、钢材、钢轨、道岔、枕木、道踏、电缆、管道等工程物资由三泰维尼纶厂统一采购供应”，但是，在2004年1月，三维厂与工程公司签订的铁路罐区总承包合同(合同号RMD2005—03—01、RMD2005—03—02、RMD2005—03—03)中却约定“工程所需材料设备均由承包人负责采购供应”，即项目物资全部由工程公司采购。所签合同与规定形成矛盾。对RMD工程用物资，抽查了铁路罐区的设备材料采购，截至04年8月30日，铁路罐区工程用物资累计采购1029．85万元，分别由三泰维尼纶厂和工程承包商工程公司采购，其中工程公司采购物资398．21万元，主要为钢材。由于工程公司未设专门的采购部门及采购人员，缺乏采购经验，以致于在04年8月25日工程处与三维质检站对铁路罐区工艺外管等项目工程材料采购检查中，发现工程公司采购的一些材料在采购、质量等方面出现问题：如自行确定代用材料，代用材料种类多，涉及到用船用钢板及外国标牌的钢材代用，同时采购钢带代替钢板使用；部分采购钢材实物没有批号和编号，无任何标志及标志移植，与产品质证书不能一一对应，有部分钢材无产品质证书，已发生脆断现象。
复核意见	结论明确武战伟
被审单位意见	符合实际情况三泰维尼纶厂

三泰公司审计工作底稿

被审单位：三泰维尼纶厂底稿编号： 1-5

审计项目：物资采购内控制度审计编制人员：李兴隆

编制时间： 2007年9月25日复核人员：武战伟

事实陈述：与改制分流单位的关联交易情况 1、与金维公司物资供应关系未理顺．该公司承担着三泰维尼纶厂的生产设备的保运维修工作，改制前，金维公司所属车间班组里存放有一些零星的备品备件，其所有权应属三维厂，但改制后，此类物资由金维公司无偿使用；经查，金维公司改制至审计日，金维公司需用三泰维尼纶厂物资时，采用“借用”的形式，由金维公司下属维修车间提出维修物资需用要求，出具借用物资的借条，三泰维尼纶厂使用单位在借条上签字认可，再由金维公司设备部签字确认后报三泰维尼纶厂三泰维尼纶厂采购科签字同意，金维公司凭借条到物流公司库房领用。从7月1日起至审计日已有3个月，该公司在三维厂领用的物资均未进行结算。 2、库存物资管理制度不够健全．物流公司改制后，各业主的物资分别存放在物流公司，库存余额均在各车间等业主单位核算和反映，全厂缺乏一个统一的归口管理单位；绝大多数业主及监督部门未上ERP系统，故对物流公司的库存物资难以实施管理和监督。
复核意见	结论明确武战伟
被审单位意见	符合实际情况三泰维尼纶厂

[案例分析]

三泰维尼纶厂物资采购审计项目组物资采购审计工作方案及其编制的审计工作底稿，审计小组所实施的审计未能涉及到物资采购过程审计的全部。按照《物资采购审计实务指南》第十条规定：“物资采购过程审计是根据采购内部控制评审结果，确定采购计划、价格、合同、执行等方面的测试范围、重点和方法，以收集审计证据。”物资采购过程审计应该包括：

根据规范要求，物资采购过程审计的总体流程及工作底稿如下：

审计工作底稿

（物资采购过程审计总体流程表）

被审计单位：		签名	日期	索引号	Gc-1
项目：物资采购过程审计	编制人			页次
会计期间（截止日）：	复核人
一、审计目标
1、审计确认物资采购计划制定情况，2、审计确认采购价格申报情况，3、审计确认采购合同的制定情况、4、审计确认采购计划业务的执行情况
二、审计流程				执行情况	索引号
1、审计确认采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等。 2、审计确认采购价格申报内容的完整性、价格标准确定的合理性和申报程序的规范性等。 3、审计确认采购合同的合法性、完整性和有效性等。 4、审计确认物资采购计划执行包括物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、合法性和有效性等。
审计说明：

针对在物资采购过程审计中有关采购计划、价格、合同、执行等情况存在的问题及对审计结论有重要影响的审计事项，审计人员应当逐一记录审计事实编制审计证明材料，交由被审计单位予以确认并签署意见。

审计工作底稿

（审计证明材料）

被审计单位：		签名	日期	索引号	GC-6
项目：物资采购过程审计具体项目	编制人			页次
会计期间（截止日）：	复核人
基本事实
附件资料
复核意见
被审计单位意见

在审计底稿的编制上，中天恒会计师事务所结合政府审计、独立审计等工作底稿的编制要求，在接受委托从事内部审计时对所审项目主要形成以下记录：

一是审计证明材料（或审计工作记录），具体阐述在审计过程中所发现问题的成因，只对事实进行客观记录，不做审计结论与评价，其基本格式如下：

审计证明材料

审计日期：编号：中天恒审-1-1号

被审计单位：三泰维尼纶厂
事实记录：附件：名称及页数。
被审计单位意见：由被审单位对上述所述事实做出说明或提出意见。被审计单位签章：

通过对上述被审单位对审计证明材料中所述事实说明及意见的分析，形成审计工作底稿：

审计工作底稿

被审单位：底稿编号：中天恒审-1-1

审计项目：编制人员：李兴隆

编制时间：复核人员：武战伟

第一部分：事实陈述（对于审计中发现的问题进行记录，明确其事实及产生问题的原因）第二部分：审计依据（要求认定上述问题所违反有关法律法规的具体内容）第三部分：潜在的风险及影响（要求对问题进行分析其所可能造成的影响或后果）第四部分：审计意见或建议附件：列示所附证据资料的名称，页数等。
复核意见
复核人	复核日期	年月日

[案例介绍]

三泰公司内部控制部审计小组经对三泰维尼纶厂2007年物资采购计划的编制与执行进行了抽样审核，发现存在以下问题：

[案例分析]

根据《物资采购审计实务指南》，物资采购计划执行情况审计是指在采购物资运达组织后，对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。要做好其审计：

一是要收集包括物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、退货单、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账和对账单等在内的相关资料。

二是在审计中应关注包括采购方式和供货商改变、价格失控、质量检验失控、计量不实、保管低效、票据失真、付款提前或滞后、付款不实和违规结算风险等重点领域。

三是审计内容主要为：

1．采购方式执行情况审计：审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购。2．质量控制执行情况审计。3．计量执行情况审计。 4．价格执行情况审计。5．仓储保管情况审计。6．采购票据审计。7．采购负债确认及付款执行情况审计。

四是在审计方法上可以采用检查法、复核法、分析法、复算法、盘点法、鉴证法、抽样法、观察法、函询法和询问法等方法。

[案例介绍]

三泰公司内部控制部紧紧围绕公司抓管理、增效益这个中心任务，积极推行比价采购审计，为企业节约采购资金约1500万元；审减不合理工程费用约2800万元。

一是基本思路

二是具体内容与方法

1．物资采购招标

2．计划审批

3、计划的执行

4、票据审计

5、信息管理

[案例分析]

三泰公司内部控制部采购比价审计思路是正确的，内容是比较全面的。物资采购比价，是指满足企业质量要求的前提下，实现物资低价采购。三泰公司审计部参与物资采购的全过程，并实施全过程审计，是审计关口的前移，有利于加强物资采购管理，对物资采购进行全程监督，使采购工作做到了公正、公开、公平、合理，有效地避免一些采购环节上的漏洞。